L'attività di qualsiasi impresa o organizzazione, indipendentemente dalla forma di proprietà, è impossibile senza la gestione dei documenti, che, di fatto, è una conferma di questa attività. L'unificazione della circolazione dei documenti risale agli anni '79 del secolo scorso, ma gli standard creati allora, con piccole modifiche e integrazioni, sono ancora validi oggi.
Istruzioni
Passo 1
Il sistema di gestione documentale unificato necessario per supportare le attività dell'organizzazione comprende tre tipi di documenti:
- organizzativo;
- amministrativo;
- informazioni e riferimenti.
Quest'ultimo tipo di atti è ausiliario rispetto ai primi due e, a differenza di essi, non è obbligatorio per l'esecuzione. Contengono eventuali informazioni di servizio speciali necessarie sia per prendere decisioni gestionali sia per la loro corretta comprensione e attuazione.
Passo 2
I documenti di riferimento includono: newsletter aziendali; telegrammi e messaggi telefonici; servizio, relazione e note esplicative; sintesi, revisioni e rapporti informativi, atti. Il contenuto di questi documenti può essere preso in considerazione o indurre azioni solo sulla base di queste informazioni. Questa è una parte importante del flusso di lavoro, senza la quale è impossibile organizzare qualsiasi processo produttivo.
Passaggio 3
Se parliamo di determinati tipi di informazioni e documenti di riferimento, la maggior parte di essi, di regola, sono lettere informative, in cui gli autori portano all'attenzione del rispondente alcuni fatti, informazioni su beni, eventi o attività imminenti. Possono essere sia proattivi che quelli che sono scritti sotto forma di un rapporto sull'attuazione dei compiti assegnati dalle organizzazioni madri con il più alto livello di gestione. Le lettere di vendita automotivate si riferiscono anche a informazioni e documenti di riferimento.
Passaggio 4
Riepilogo, panoramica o nota informativa - documenti contenenti una descrizione di alcuni fatti, cose o eventi dello stesso tipo in cui può essere presente un breve riassunto, ma questo requisito non è obbligatorio. I certificati ordinari possono essere preparati su richiesta delle parti interessate o dei singoli e servono come documento che conferma qualsiasi fatto. Questi sono, ad esempio, certificati di stipendio, composizione familiare, luogo di lavoro o di studio, ecc.
Passaggio 5
Le note di servizio vengono solitamente utilizzate come scambio di informazioni tra reparti che non dipendono direttamente dalla produzione. Le relazioni sono scritte al supervisore diretto per informare sui fatti che ha bisogno di sapere in servizio. Le dichiarazioni esplicative sono utilizzate in caso di violazione della disciplina del lavoro, sono scritte dagli stessi trasgressori per spiegare il loro atto. Gli atti che confermano un fatto particolare sono redatti collettivamente e firmati da almeno 3 partecipanti all'assegno o all'azione.
