Una lettera di rifiuto è una parte molto specifica della corrispondenza commerciale. Dovrebbe contenere una risposta negativa alla richiesta del cliente o alla proposta del partner. Allo stesso tempo, è importante mantenere buoni rapporti con il destinatario della lettera. Per esprimere in modo inequivocabile la tua posizione, ma non per offendere il destinatario e lasciare un'impressione favorevole di te stesso, segui le regole di base per scrivere un rifiuto.
Necessario
- - la carta intestata ufficiale dell'organizzazione;
- - informatico;
- - Stampante.
Istruzioni
Passo 1
Disegna la tua lettera. Non trascurare questa fase di preparazione del documento. Ti permetterà di mettere ordine nei tuoi pensieri e scegliere le frasi più corrette.
Passo 2
Inizia il testo con l'indirizzo tradizionale del destinatario: "Caro Ivan Ivanovich!" o "Caro signor Ivanov!" Non utilizzare altre diciture, perché il rifiuto scritto è ufficiale.
Passaggio 3
In alto a sinistra indicare il destinatario della lettera: il nome dell'azienda, la carica, il cognome, le iniziali di un dipendente oppure il cognome e le iniziali di un privato. Le informazioni sulla tua azienda saranno presentate sulla carta intestata ufficiale nell'angolo in alto a destra.
Passaggio 4
Scrivi il corpo principale del documento. Innanzitutto, ripeti la richiesta o la proposta ricevuta. Naturalmente, non è necessario riscrivere completamente il testo del documento in arrivo. Basta riassumerne l'essenza in poche parole, utilizzando i tradizionali giri del discorso aziendale: "In accordo con la tua richiesta di copia dell'ordinanza…" oppure "In risposta alla tua richiesta di proroga del termine del prestito agevolato, informiamo …".
Passaggio 5
Quindi, elencare i motivi del rifiuto. La spiegazione per una risposta negativa dovrebbe essere breve, logica, ferma nell'essenza, ma non dura nella forma. Non distorcere la situazione, non presentare fatti inesistenti e argomenti poco plausibili. Quando possibile, supporta le tue parole con riferimenti a leggi e regolamenti. Ma non andare agli estremi. Sovraccaricando la lettera di lunghe spiegazioni e scuse prolisse, corri il rischio di far arrabbiare ulteriormente il destinatario.
Passaggio 6
Inizia la parte finale della lettera con la formulazione standard che ti consente di rimanere educato, ma irremovibile nella tua decisione: "Considerando i fatti di cui sopra, purtroppo dobbiamo rifiutarci di collaborare con la tua azienda" o "Ci dispiace informarti che è impossibile estendere ulteriormente la linea di credito." …
Passaggio 7
Cerca di mitigare il rifiuto. A tal fine, informa il destinatario di altre opzioni di cooperazione, di nuovi servizi della tua azienda che può utilizzare a condizioni preferenziali, della possibilità di riconsiderare la sua richiesta dopo un certo tempo, ecc. Tutte le informazioni devono essere assolutamente corrette e aggiornate.
Passaggio 8
Rileggi la bozza di lettera. Correggere gli errori, apportare le aggiunte e le correzioni necessarie. Stampa il rifiuto sulla carta intestata ufficiale dell'organizzazione, firmalo con il manager e invialo al destinatario.
